Welche Herausforderungen ergeben sich am Arbeitsplatz?
Durch die Corona Pandemie hat das Thema Digitalisierung in vielen Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewonnen. Wer sich in diesem Zuge mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen beschäftigt hat, ist bestimmt auch schon auf den Begriff Digitaler Arbeitsplatz oder digital Workplace gestoßen.
Der digitale Arbeitsplatz beinhaltet viele verschiedene Bausteine, unter anderem ein Intranet, diverse soziale Medien oder auch Collaboration Tools. Bei der Menge an Komponenten kann es schnell zu einer Informationsflut kommen. Ein ganz typisches Szenario: Sie suchen ein Dokument aber Sie wissen nicht, wo Sie suchen müssen, da Sie täglich mit Informationen aus unterschiedlichen Quellen überflutet werden. Des Weiteren kann die zunehmende Integration neuer Tools und Programme im Unternehmen zu einer großen Herausforderung werden, insbesondere, wenn kein zentraler Einstiegpunkt vorhanden ist.
Wie können diese Eintrittsbarrieren abgebaut werden und wie können wir Mitarbeitende bei der Einführung neuer Tools und Technologien unterstützen?
Wie löst Zignals diese Herausforderungen?
Wir haben uns diesen Herausforderungen angenommen und mit Zignals Digital Workplace eine umfassende Lösung für den digitalen Arbeitsplatz entwickelt. Mit verschiedenen Bausteinen schafft Zignals einen zentralen Einstiegspunkt in die täglichen Aufgaben, Termine, Apps, Teams und Dokumente. Mitarbeitende erhalten einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Aufgaben, Tools und Programme und schaffen somit Ordnung und Struktur in ihrem digitalen Arbeitsplatz. Mit Zignals DWP werden daher alle technischen Möglichkeiten ausgeschöpft, um Mitarbeitenden bei der Bewältigung Ihrer täglichen Arbeit bestmöglich zu unterstützen.
Im Folgenden werden die einzelnen Bausteine des Zignals Digital Workplace dargestellt.
Welche Features hat Zignals?
Der erste Baustein von Zignals ist MyMeetings.
My Meetings
„MyMeetings“ zeigt aktuelle, sowie kommende Ereignisse aus meinem Outlook-Kalender an. Durch Klicken auf ein Ereignis wird dieses in Outlook geöffnet. Auch Teambesprechungen werden angezeigt und verfügen über eine zusätzliche Schaltfläche „Join“, mit der direkt an der Teambesprechung teilgenommen werden kann. Der Benutzer kann den aktuellen und kommenden Tag seines Kalenders sehen und über die Registerkarten auf den gewünschten Tag wechseln. Wenn auf „New Meeting“ geklickt wird, öffnet sich ein Dialogfeld (in der Outlook Web App), in dem der Benutzer eine neue Besprechung erstellen kann. Wenn auf das Kalendersymbol geklickt wird, öffnet sich der Outlook-Kalender des Benutzers (in der Outlook Web App). Somit sind alle Termine gesammelt an einem Ort ersichtlich.
My Tasks
Ein weiterer Webpart von Zignals ist MyTasks.
„MyTasks“ sammelt Aufgaben aus verschiedenen Quellen. Derzeit werden diese aus Planner, To-Do, Flow Approvals und SharePoint aggregiert. Der Benutzer kann mithilfe der Kontrollkästchen filtern und die Suche verwenden, um eine bestimmte Aufgabe in der Liste zu finden. Wenn auf eine Aufgabe geklickt wird, öffnet sich diese in der jeweiligen Anwendung. Das Fälligkeitsdatum (falls festgelegt) wird auf der rechten Seite angezeigt – wenn das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt, wird es rot markiert bzw. als überfällig gekennzeichnet. Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kann auf das Häkchen-Symbol geklickt werden und die Aufgabe wird sowohl in der Liste als auch in der jeweiligen Anwendung als abgeschlossen markiert und nicht mehr angezeigt. So entgehen dem Benutzer keine Aufgaben mehr.
My Apps
MyApps ist der dritte Baustein von Zignals.
„MyApps“ zeigt wichtige Apps in der Organisation an. Diese Apps werden von einem Administrator verwaltet. Sie sind in verschiedene Kategorien unterteilt, diese können über die Checkboxen als Filter verwendet werden. Zusätzlich können Nutzer nach bestimmten Apps suchen. Wenn auf eine App geklickt wird, öffnet sich der vorher eingepflegte Link für die App. Der Benutzer kann über das Bearbeitungssymbol entscheiden, welche Apps angezeigt werden sollen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird ein Bereich geöffnet, in dem die anzuzeigenden Apps ausgewählt und sortiert werden können. Apps, die vom Administrator angeheftet wurden, können nicht ausgeblendet werden. Somit haben Nutzer alle relevanten und favorisierten Apps gesammelt in einer Übersicht.
My Documents
MyDocuments ist ein weiterer Webpart von Zignals.
„MyDocuments“ aggregiert Dokumente aus Microsoft 365. Dazu gehören aktuell OneDrive, Teams und SharePoint. Die Dokumente sind in zwei Registerkarten unterteilt. Dokumente, die der Nutzer kürzlich verwendet hat und Dokumente, die mit dem Nutzer geteilt wurden. Der Benutzer kann Dokumente durch einen Klick auf den Eintrag direkt öffnen und zum Dokument wechseln. Auf der rechten Seite wird der Autor des Dokuments mit den Initialen des Benutzers angezeigt. Wenn oben rechts auf das „Dokumente“ Symbol geklickt wird, öffnet sich die in Microsoft 365 integrierte Dokumentenübersicht. Hierdurch können Benutzer ohne großen Aufwand direkt an Ihren zuletzt genutzten Dokumenten weiterarbeiten.
My Teamwork
Der finale Baustein von Zignals ist MyTeamwork.
„MyTeamwork“ zeigt verschiedene Gruppen aus Microsoft Teams und SharePoint an. Der Benutzer kann somit alle SharePoint-Websites sehen, denen er folgt und beigetreten ist. Die Teams sind alphabetisch sortiert. Wenn auf ein Element in der Liste geklickt wird, springt der Benutzer zum Ursprung des Elements. Die Elemente können über die Kontrollkästchen und die Suchfunktion gefiltert werden. Infolgedessen entsteht eine Übersicht über alle Teams und SharePoint Seiten hinweg, mit der Möglichkeit direkt zu jedem einzelnen Element zu gelangen.
Mit den fünf Webparts schafft Zignals den zentralen Einstieg in den modernen, digitalen Arbeitsplatz und ermöglich dabei eine benutzerfreundliche und übersichtliche Lösung.