Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung die Microsoft 365 Dienste SharePoint Online und/ oder Teams einzuführen, wenn es darum geht eine Plattform zu etablieren, die Kommunikation, Kollaboration und Dokumentenmanagement ermöglicht.
Wo liegen die Unterschiede, wo die Gemeinsamkeiten und wo die Vor- und Nachteile der jeweiligen Dienste? In diesem Artikel stellen wir Ihnen beide Möglichkeiten vor und unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung.
Microsoft SharePoint Online – was ist das und was kann es?
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Business-Plattform, die es bereits seit 2001 gibt. In SharePoint können Dokumente gespeichert, organisiert und mit Kollegen und externen geteilt werden.
Die Stärken von SharePoint liegen vor allem in den folgenden Punkten:
- Erstellung von modernen und barrierearmen Intranet-Websites im Responsive Design – nutzbar über verschiedene Endgeräte und die mobile App
- Freigabe von Dokumenten und Informationen für Kolleg:innen, Kund:innen und Partner
- Einfache Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit auf Basis umfangreicher Baukästen sowie der Integration von Webparts, um Lösungen an die alltägliche Gruppenarbeit anzupassen
- Anzeigen von News und Updates in Kombination mit Videos der Microsoft Video Plattform Stream
- Versionierung von Dokumenten mit SharePoint, Lenkung von Dokumenten in Kombination mit der Microsoft Prozessautomation Power Automate
- Synchronisierung und Speicherung von Dateien in der Cloud, um die zeitgleiche Bearbeitung an Dokumenten zu ermöglichen
- Prozessdigitalisierung: Erfassung strukturierter Daten in Formularen und Automatisieren von Prozessen
Die Basis ist der cloudbasierte Dienst SharePoint Online auf Microsoft 365. Dieser wird von Microsoft in Europa und Deutschland gehostet und für Unternehmen aller Größen angeboten. Hierzu kann entweder ein Microsoft 365 Plan (monatliches oder jährliches Abonnement je Benutzer) erworben werden oder eine Variante gewählt werden, die nur SharePoint Online und OneDrive für die persönliche Dateiablage in der Cloud beinhaltet. Mit Microsoft 365 F1 Lizenzen unterstützen Sie Ihr Personal in Service und Produktion, welche mit eigenen mobilen Geräten alle wichtigen Informationen erhalten und an der Digitalisierung der Prozesse teilhaben können.
Microsoft Teams – was ist das und was kann es?
Microsoft Teams ist ein Kommunikations- und Kollaborationstool als Teil von Microsoft 365, das es seit 2017 gibt. Microsoft Teams wurde zu Beginn hauptsächlich für die Videotelefonie- und Chatmöglichkeiten eingesetzt. Im Laufe der Zeit wurde das Produkt um viele weitere Funktionen der Collaboration, wie zum Beispiel Dokumentenablage oder die Integration von Apps wie Yammer und Planner erweitert. Heute ist es durch das Zusammenspiel der Power Platform Dienste auf Microsoft 365 und SharePoint Online das Zentrum des Digitalen Arbeitsplatzes für alle Mitarbeitenden.
Teams bringt eine Reihe von Funktionalitäten mit sich, um alle Aspekte der täglichen Arbeit und Kommunikation in einer Anwendung zu nutzen:
- Vereinigung von Kommunikation und Zusammenarbeit in einer App
- Chat-, Telefonie- und Videomöglichkeiten mit Kolleg:innen, externen Partner:innen und Kund:innen
- Teams ist keine Insellösung, sondern in allen Microsoft 365 Programmen integriert
- Es ermöglicht die Integration von Apps über die Microsoft Dienste hinaus, wie ServiceNow oder Confluence
- Ermöglichung der orts- und zeitunabhängigen Zusammenarbeit
- Geräteübergreifende Nutzbarkeit (alle Geräteklassen, Betriebssysteme, Mobilgeräte) mit den mobilen Apps
- Externe Gäste können einfach hinzugefügt werden und ohne eigene Microsoft 365 Lizenzen kostenlos an den Besprechungen und der Teamarbeit teilnehmen
Microsoft Teams bietet demnach viele Vorteile für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen und wird durch seine Erweiterbarkeit mit Apps zum Dreh- und Angelpunkt der Information und täglichen Arbeit. Die Basis ist der cloudbasierte Dienst Microsoft Teams auf Microsoft 365. Microsoft SharePoint Online wird im Hintergrund für die Verwaltung der Dokumente und Listen genutzt, ohne das Benutzer:innen Teams verlassen müssen.
Gegenüberstellung der Anwendungen – Pro/Contra
| Microsoft SharePoint Online | Microsoft Teams | |
| Pro | Dokumentenverwaltung und CollaborationDokumentenbibliothekenListen | Verbinden von Kommunikation in Gruppen mit einfachem Teilen von Dokumenten oder Nutzungen von Listen und Formularen |
| Funktionen sind in SharePoint sehr umfangreich – Webbasierte Listen und Formulare – Schöne, interaktive und barrierearme Webseiten – Vielfältige Möglichkeiten zur Analyse von Nutzeraktivität | Einbindung von Apps und Funktionen in Teams – Listen und Dokumentenbibliotheken – Planner – OneNote – Yammer – Power Platform Anwendungen | |
| Möglichkeit zur übersichtlichen Darstellung vieler Informationen | Durch weniger tiefgehende Funktionen deutlich einfacher zu verwalten als SharePoint | |
| Mit Microsoft Viva Connections bringen Sie Ihr SharePoint Intranet als App in Teams | schnelle, unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit | |
| SharePoint als zentraler Einstieg ins Intranet | ||
| Contra | Keine Chat- und Telefonie Möglichkeiten | Viel weniger Funktionen und Einstellungen wie in SharePoint |
| Kein Intranet | ||
| Mit Microsoft Viva Connections bringen Sie Ihr SharePoint Intranet als App in Teams |
Fazit
Teams ist inzwischen ein weit verbreitetes Kommunikationstool und kann SharePoint in vielen Hinsichten die Stirn bieten. Für die Zusammenarbeit im Team eignet sich die Software hervorragend. Wer sich mit Standardanforderungen für seinen digitalen Arbeitsplatz zufriedengibt, wird mit Teams zurechtkommen. Für ein vollumfängliches Social Intranet sollte SharePoint als Intranet und zentralen Einstieg für den Arbeitsalltag verwendet werden. SharePoint hat viel spezifischere Funktionen und Einstellungen zur Konfiguration des digitalen Arbeitsplatzes. Der Vorteil in der Verwaltung von Dokumenten in Microsoft Teams ist unter anderem die schnelle, unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit. Dokumente können in einem Projekt schnell bereitgestellt, geteilt und bearbeitet werden. Bei Änderungen zu relevanten Dokumenten werden die entsprechenden Projektmitglieder automatisch informiert.
Trotz der steigenden Nutzung von Teams wird SharePoint immer noch als die favorisierte Plattform gesehen, wenn es um die Intranet Einführung geht. Berechtigungen, Listen, Dokumentenbibliotheken und Seiten lassen sich hier deutlich detaillierter als in Teams verwalten. Außerdem lassen sich in SharePoint Inhalte und Informationen auf Seiten darstellen, was in Teams ebenfalls nicht möglich ist.
Zusammenfassend sollten Sie aber immer noch daran denken, dass SharePoint und Teams oft in Kombination mit einem Digital Workplace die ideale Lösung für eine Kollaborations-, Kommunikations- und Dokumentenverwaltungsplattform darstellt.