Der Begriff „digitaler Arbeitsplatz“ wird oft verwendet, um den virtuellen Gegenwert des Schreibtisches, an dem wir sitzen zu beschreiben.
Wenn wir den physischen Arbeitsplatz betrachten, dann nutzen unterschiedliche Menschen unterschiedliche Mittel bei der Bewältigung täglicher Aufgaben. Einige verwenden Post-its, andere schreiben sich eine To-Do Liste oder nutzen eine App für Ihr Zeitmanagement. Das Wichtigste ist jedoch, dass die Aufgabe am Ende des Tages erledigt wird.
So wie wir am physischen Arbeitsplatz unterschiedliche Arbeitsweisen haben, haben wir das auch am digitalen Arbeitsplatz. Während dies auf individueller Ebene kein Problem darstellt, wird es bei der Zusammenarbeit insbesondere in großen oder standortübergreifenden Teams schwieriger. Es geht nicht nur darum, zu verstehen, wie die Kollegen arbeiten und kommunizieren, sondern vielmehr darum, einen Überblick darüber zu haben, was neu und vor allem was wichtig bzw. relevant ist.
Dieser Artikel dient dazu, diese Herausforderungen, die sich in einem wachsenden und volatilen digitalen Arbeitsplatz ergeben, zu beleuchten und einen Lösungsansatz aufzuzeigen.
Der digitale Arbeitsplatz – Vogelperspektive
Bevor die oben genannten Herausforderungen technisch gelöst werden können, ist es wichtig sich einen Überblick aus der Vogelperspektive zu verschaffen. Genauer gesagt: wir müssen verstehen, wie die Mitarbeiter in einer Organisation arbeiten. Je größer die Organisation ist, desto herausfordernder wird die Zusammenarbeit.
Hierbei stellt Analytics ein wichtiges Werkzeug dar. Auch wenn Ihnen möglicherweise nicht alle Daten zur Verfügung stehen, bieten die meisten größeren Anwendungsanbieter in gewissem Umfang Nutzungsanalysen an. In der Microsoft 365-Administration können Sie derzeit Nutzungsberichte für die folgenden Anwendungen abrufen:
- Austausch (Outlook)
- SharePoint
- Teams
- Office 365 (Word, Excel, PowerPoint usw.)
- Eine Fahrt
- Yammer
- Formen
- (Skype für Unternehmen)
Sie finden diese Berichte, indem Sie über den App-Launcher zu -> „Reports“ -> „Usage“ navigieren:
Eine weitere Möglichkeit, die Arbeitsweise der Mitarbeiter zu verstehen, ist, mit ihnen zu sprechen. Dies kann in Form von 1-on-1-Interviews oder in größeren Gruppen stattfinden. Dieser Ansatz ist zwar zeitaufwändiger, hat aber den Vorteil, dass er nicht nur die Frage “Welche Anwendungen?”, sondern auch “Warum?” und “Wie?” beantwortet.
Der digitale Arbeitsplatz im Überblick
Nachdem der digitale Arbeitsplatz analysiert wurde, ist es wichtig, die Daten zusammenzuführen. Das heißt Welche Anwendungen sind wichtig? Gibt es Überschneidungen oder Anwendungen mit ähnlichem Funktionsumfang?
Wenn wir Microsoft 365 betrachten, könnte eine solche isolierte Übersicht wie in der folgenden Abbildung visualisiert werden:
In der Abbildung haben wir die Anwendungen in fünf Kategorien unterteilt, die mit fünf Spuren dargestellt werden:
- Kollaboration
- Dokumente
- Aufgaben
- Informationen
- Apps und Werkzeuge
Die Anwendungen werden in eine bis drei Kategorien eingeordnet, je nachdem, in welchem Zusammenhang sie verwendet werden. Die Benutzerakzeptanz jeder Anwendung wird von 0-100% bewertet, was bedeutet, dass die wichtigsten Anwendungen links platziert werden, während die Anwendungen mit weniger Aktivität weiter rechts platziert werden.
Feature-Überschneidungen
Diese Übersicht sieht von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus und erfordert eine Analyse für die Nutzung der einzelnen Anwendungen. Einerseits gibt dies einen guten Einblick, welche Teile des digitalen Arbeitsplatzes am meisten genutzt werden, andererseits ist es eine gute Möglichkeit, Feature-Überschneidungen zu entdecken.
Während diese Überschneidungen auf persönlicher Ebene vielleicht keine Probleme verursachen, können sie dazu führen, dass Mitarbeiter den Überblick verlieren. Nehmen wir die Aufgabenspur als Beispiel aus der obigen Abbildung. Mitarbeiter erstellen ihre eigenen persönlichen Aufgaben in Outlook/To Do, einige Teams arbeiten mit einem Planner-Board in Projekten, andere Teams arbeiten mit klassischen SharePoint-Sites, wo sie eine Aufgabenliste erstellen.
Es ist leicht zu verstehen, warum manche Mitarbeiter mit solchen Szenarien überfordert sein können. Während eine Lösung der Herausforderung darin bestünde, vorzuschreiben, welche Anwendungen für welche Tätigkeiten innerhalb einer Organisation verwendet werden sollen, wäre eine andere, den Mitarbeitern maximale Flexibilität zu gewähren und denjenigen zu helfen, die sie brauchen, indem sie Inhalte für sich aggregieren und ordnen.
Inhaltsaggregation mit Zignals
Wenn Inhalte in verschiedenen Tools erstellt und verwaltet werden, besteht die Gefahr, dass Content Silos entstehen. Der Schlüssel dazu ist, den Anwendern eine einfache Möglichkeit zu geben, den Überblick über das zu behalten, was für sie relevant ist. Die meisten Anwendungen in Microsoft 365 sind in Microsoft Graph integriert. Dieser ermöglicht, benutzerdefinierte Lösungen zu erstellen, die Inhalte aggregieren. Allerdings kann das Konzipieren und Entwickeln solcher Lösungen sehr zeitaufwendig sein.
Wir von Zignals haben uns der Herausforderungen angenommen und mit Zignals Digital Workplace eine umfassende Lösung für die Herausforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes entwickelt, die Ihnen alle Meetings, Aufgaben, Dokumente, Apps und Teams auf dem Silbertablett serviert, wenn Sie morgens zur Arbeit kommen!